Auf dem Weg zur perfekten PowerPoint-Präsentation – Teil 2

Üben, üben, üben ist also die erste Handlungsoption, damit du ohne Angst, den Faden zu verlieren, vors Publikum treten kannst. Die zweite Option ist mit deutlich weniger Zeitaufwand verbunden und extrem einfach umsetzbar, trotzdem scheuen viele davor: Die Inhalte einer vollgestopften Folie auf zwei oder drei Folien verteilen. Ich habe bei der Begleitung solcher Projekte oft gehört, dass das Publikum den Überblick oder den Faden verlieren würde, wenn nicht alle Argumente, Aspekte oder Aufzählungspunkte auf einer Folie zu sehen wären. Ich bin überzeugt, dass das Gegenteil der Fall ist. Vielmehr kann man viel besser und gezielt Punkte hervorheben und vertiefen – während sie ansonsten in der Masse untergehen würden. Die Gesamtzahl der Folien erhöht sich zwar signifikant, nicht aber die Vortragszeit. Denn die reine Informationsmenge bleibt ja gleich.

Als weiteres Argument für vollgestopfte Folien wird genannt, dass die Präsentation später als Handout den Zuhörerinnen und Zuhörern mitgegeben werden soll. Es ist aber wichtig zu verstehen, dass es sich hier um Apfel und Birne handelt. Es gibt zwar viele Fälle, in denen sich beide Nutzungen so lala verbinden lassen. Perfekt wird es aber nie, denn ein persönlicher Vortrag mit all seinen Ausschmückungen, Anekdoten, Gestik und Mimik lässt sich nicht auf Papier drucken. Ich bin mir außerdem sicher, dass niemals alle Folien aus dem Vortrag relevant sind. Meist beschränkt sich die Quintessenz des Vortrags auf eine Handvoll Folien, die dann entsprechend aufbereitet zur Verfügung gestellt werden sollten.

Mein Lieblingssatz in Präsentationen ist übrigens „Das können Sie jetzt zwar nicht lesen …“ Das ist dann doch eine Regel, mit der du nicht brechen solltest: Was auf einer Folie von der letzten Reihe aus nicht eindeutig erkennbar ist, gehört nicht auf eine Folie. Punkt. Da sich solche Fälle aber auch nicht ganz vermeiden lassen, könntest du so vorgehen: Du zeigst zunächst die gesamte Tabelle (oder Grafik oder was auch immer) und „zoomst“ dann nach und nach in die jeweiligen Inhalte rein, die du gerade vorstellen möchtest. Vereinzelt gibt es aber auch Inhalte, bei denen der Gesamtüberblick wichtig ist. Dann hilft aus meiner Sicht nur, die Tabelle als Ausdruck vorab oder beim Einstieg in die Folie auszuteilen und die gerade beschriebene „Vergrößerungstaktik“ anzuwenden. Das ist etwas mehr Aufwand, dein Publikum wird es dir aber danken und auch besser verstehen, was du ihnen vermitteln möchtest.

Und dann gibt es noch: „Das ist jetzt nicht so wichtig, das überspringe ich mal.“ Ich frage mich in solchen Momenten, ob wirklich der Inhalt nicht so relevant ist oder wir (also das Publikum) nicht wichtig genug sind, um von diesem Wissen zu profitieren. Egal, was es ist: Es macht deutlich, dass der Vortrag nicht auf mich und die anderen im Raum zugeschnitten wurde. Und das wird gar nicht so selten als ein Mangel an Wertschätzung und Vorausplanung verbucht, ob bewusst oder unbewusst. Deshalb: Achte in der Vorbereitung darauf, ob diese oder jene Folie benötigt wird. Wenn nicht blende sie aus oder lösche sie aus der Präsentation.

Wenn ich selbst einen Vortrag halte achte ich ganz bewusst bei der Ausgestaltung der Präsentation darauf, dass ich als Vortragender im Mittelpunkt des Interesses bleibe. Das mag egozentrisch klingen (und ist es vielleicht auch). Andererseits ist es mein Ziel, dass ich als Person mit meinem Know-how in Erinnerung bleibe und nicht als irgendeine PowerPoint-Präsentation von vielen in Vergessenheit gerate. Der Weg dahin ist gar nicht so schwierig: Im besten Fall lasse ich auf die Wand hinter mir nur das gerade aktuelle Stichwort oder eine kurze These projizieren. Und diesen Inhalt fülle ich dann mit Leben. Nicht unbedingt in vollkommen freier Rede, sondern oft auf Basis von Stichworten und einzelner, ausformulierter Sätze, die ich als Moderationsnotizen auf dem Notebook vor mir einblende.

Gute Erfahrungen habe ich auch damit gemacht, an geeigneten Stellen ganz auf Text zu verzichten. Entweder blende ich nur ein passendes Bild ein oder sogar eine „schwarze“ Folie. Diese ganz bewusst gesetzte Pause entschleunigt den Vortrag ungemein und setzt einen Kontrapunkt zu den Folienschlachten anderer.

Wenn du dich der Perfektion annähern möchtest, ist es also schon mal ein guter Anfang, die Präsentation ganz auf dich (oder auf den Kunden, für den du die Präsentation entwickelst) zuzuschneiden. Ich weiß aber auch, dass das nicht immer geht: Viele Unternehmen haben vorgefertigte Präsentationen, an denen nichts oder nur wenig geändert werden „darf“. Dann lässt sich mein Ansatz natürlich nicht so gut umsetzen – allerdings fehlt dann auch im Unternehmen die Erkenntnis, dass eine gute Präsentation nur so gut ist wie die, die sie präsentieren. Mit guter konzeptioneller Arbeit kann man vorbeugende Maßnahmen entwickeln und Freiräume schaffen. Aber das ist natürlich zusätzlicher Aufwand, der oftmals als nicht so entscheidend und wertvoll erachtet wird. Den Satz „Es ist doch nur eine PowerPoint-Präsentation!“ habe ich in diesem Zusammenhang schon einige Male gehört.

Hast du Interesse daran, mehr über dieses Thema zu erfahren oder hast du sogar einen konkreten Anlass, eine PowerPoint- (oder Keynote- oder Google-) Präsentation mit uns gemeinsam zu „pimpen“? Dann melde dich bei uns, wir unterstützen gern mit unserem Wissen und unserer Erfahrung!

Übrigens: Das PowerPoint-Präsentationen ganz, ganz großes Kino sein können zeigt die Arbeit von explain, ein auf Präsentationen spezialisiertes Unternehmen aus Karlsruhe. Viele Arbeiten haben echten Vorbild-Charakter und einen Wow-Effekt. Gleichzeitig zeigen sie eindrucksvoll, wie sehr die perfekte Präsentation auf das Thema, das Umfeld und (!) die vortragende Person zugeschnitten sein muss.