So schreibst du richtig gute E-Mails
1. Betreff: Worum geht’s?
Umreiße dein Anliegen in klaren Stichworten
Umreiße mit wenigen Worten, worum es geht, damit der Kontext der Mail klar ist. Durch einen eindeutigen Betreff erleichterst du es zudem dir und der empfangenden Person, die E-Mail später wiederzufinden.
Beispiel: statt „Idee Kampagne“ oder „Unsere Idee für die Weihnachtskampagne 2022“ lieber „Beispielfirma: Idee Weihnachtskampagne 2022“.
2. Ein Thema pro Mail
Mache es deinem Gegenüber leicht, dir zu antworten
Bleibe bei einem Thema und vermeide unnötig viele „offene Enden“ in deiner E-Mail. Denn: je mehr Fragen und Anliegen du anreist, desto komplexer und folglich zeitintensiver wird deine E-Mail. Mache es deinem Gegenüber stattdessen leicht, dir zu antworten.
Hast du mehrere Themen oder Fragen? Was spricht gegen zwei oder drei E-Mails? Überlege sonst, ob ein Telefonat, eine Videokonferenz oder ein Treffen effizienter sein könnte.
3. Komm auf den Punkt
Schreibe Wichtiges zuerst und halte dich kurz
Würdest du lieber eine Mail mit zwei oder zwanzig Absätzen Text bekommen? Genau, deinem Gegenüber wird es ähnlich gehen! ? Frage dich daher immer: was ist das Hauptanliegen deiner E-Mail? Schreibe das Wichtigste zuerst – und halte dich kurz.
4. Nützliche Struktur
Verwende Absätze, Aufzählungen und Hervorhebungen
Große Textblöcke schrecken ab und sind wenig lesefreundlich. Strukturiere deine E-Mail durch sinnvolle Absätze, nutze Stichpunkte oder Aufzählungen, wenn möglich. Besonders wichtige Daten kannst du durch Fettung hervorheben – vermeide aber, ganze (Ab-)Sätze fett zu stellen.
5. Guter Stil ist wertschätzend
Achte auf Rechtschreibung und freundliche Sprache
Achte auf Rechtschreibung und Zeichensetzung. Auch flüchtige Fehler lassen dich als Absender:in nicht besonders gut aussehen. Überfliege die Nachricht vor dem Absenden und aktiviere/nutze die Rechtschreibprüfung, über die fast jede E-Mail-Anwendung verfügt.
Sitzt man sich direkt gegenüber, nimmt man neben dem eigentlichen Inhalt auch Stimme und Körpersprache wahr. Eine E-Mail ist auf den Inhalt reduziert. Du kannst nur begrenzt beeinflussen, wie sie gelesen wird. Wichtig deshalb: wähle einen sachlich-höflichen Ton. Verzichte auf unnötig viele Ausrufezeichen (oder gar mehrere hintereinander). Formuliere, wenn möglich, positiv statt negativ (einfaches Beispiel: statt „XYZ wird nicht erfolgreich sein“ lieber „Der Ansatz ABC könnte noch erfolgreicher sein“). Und: bedanke dich im gleichen Maße, wie du es dir von deinem Gegenüber auch wünschen würdest.
Schreibe den Namen der angesprochenen Person richtig. Das klingt vielleicht banal, doch viele Menschen sind sensibel, wenn es um die richtige Schreibweise des eigenen Namens geht. Egal, ob Korinna (oder Corinna?) oder Meier (oder Meyer/Maier?). Vermeide unnötigen Unmut, und checke die richtige Schreibweise in der letzten Mail von deinem Gegenüber oder mittels Websuche.
6. Nicht nerven!
„Allen antworten“; schreibe nur denen, für die es wirklich relevant ist
Sei kein Spammer: überlege vor dem Klick auf „Allen antworten“, ob deine Antwort wirklich für alle in der Empfängerliste von Bedeutung sein wird. Sende deine Nachricht im Zweifel nur denen, die dir geschrieben haben – und die nun deine Antwort erwarten.
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