Retrospektive – Lernen aus der Vergangenheit für die Zukunft

Was war eigentlich die letzten zwei Monaten bei uns los? Welche Projekte haben wir begonnen? Mit welchen Plänen konnten wir Erfolge erzielen und welche Aufgaben haben uns vor Schwierigkeiten gestellt? Diese und viele weitere Fragen stellen wir uns während einer Retrospektive. Warum wir uns für diese Art Teamtreffen entschieden haben, welche Vorteile es mit sich bringt und wie eine Retro aufgebaut ist, erfahrt ihr in diesem Blog.

Warum haben wir uns ausgerechnet für die Retrospektive entschieden?

Unsere Agentur setzt auf Transparenz und Agilität – nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für uns selbst. Daher die Idee zur Retrospektive, denn ursprünglich kommt diese Art von Rückblick aus dem agilen Vorgehensmodell Scrum. Wir haben diesen Teil des Modells auf unser Team übertragen und machen alle sechs bis acht Wochen eine Retro (wie wir der Kürze halber sagen), um die vergangenen Wochen zu besprechen.

Jedes Meeting wird von einem anderen Teammitglied als Moderator vorbereitet und geleitet. Die Retro hat das Ziel der Aufarbeitung. Zusammen sprechen wir über Erfolge oder bewerten, analysieren und besprechen Lösungen für interne Herausforderungen, die in der letzten Zeit aufgetreten sind. Somit wollen wir vermeiden, dass sich Schwierigkeiten aus der Vergangenheit in Zukunft wiederholen und lernen daraus. Wichtig: Bei einer Retro ist auch positives Feedback erlaubt und sogar wichtig. Das Team soll an diesem Meeting wachsen und sich nicht gegenseitig Dinge an den Kopf werfen. Denn das große Ziel einer Retro ist, die Abläufe und die Zusammenarbeit im Team zu verbessen und so noch effizienter arbeiten zu können.

Regelmäßige Retros haben viele Vorteile für ein Team

  • Der Output des Teams wird verbessert.
  • Es wird Raum geschaffen, um Probleme im Team anzusprechen, damit kein Frust entsteht.
  • Alles in allem wird die Zusammenarbeit im Team gestärkt.

Ablauf einer Retro

Eine Retrospektive besteht aus fünf Schritten, die vorab von dem Moderator in Time-Boxen aufgeteilt werden. Dieses Vorgehen soll verhindern, dass man vom wesentlichen Thema abschweift und so wertvolle Zeit verschwendet. Am Ende einer Retrospektive sollte das Team bestenfalls alle Probleme besprochen haben und mit einem guten Gefühl auseinandergehen.

1. Intro

Gestartet wird die Retro vom Moderator immer mit der Begrüßung des Teams und einer kurzen Einleitung. Um das Team etwas aufzulockern, ist es eine gute Idee, bereits am Anfang dafür zu sorgen, dass jeder aus dem Team etwas beiträgt beispielsweise durch eine „Wie geht’s mir“-Runde. So wird jeder Teilnehmer bereits zu Beginn mobilisiert, etwas zu sagen, und die spätere Scheu, sich mit einzubringen, verringert sich.

2. Daten sammeln

In diesem Schritt fragen wir uns: Was ist in der Zeit passiert? Um uns besser an den Zeitraum zu erinnern, halten wir dies auf einem Zeitstrahl fest. Was hat funktioniert? An welchen Punkten hakt es noch? Wir sammeln alles, was den Mitarbeitern in den Sinn kommt – egal wie unwichtig es zunächst erscheint. Im zweiten Schritt werden die Punkte dann geclustert und beschlossen, welche Themen im heutigen Treffen besprochen werden.

3. Einsicht gewinnen

Der nächste Schritt ist das Verstehen. Sind interne Schwierigkeiten, wie zum Beispiel nicht eindeutig kommunizierte Aufgaben, das Problem? Oder gibt es externe Hürden wie stockende Kommunikation mit einem Kunden, die sich auf das Team auswirken und zu Problemen führen?

4. Maßnahmen beschließen

Im vorletzten Punkt bespricht das Team, was es tun kann, um die Herausforderungen zu meistern. Ganz wichtig: Damit es nicht im Sande verläuft, legen wir SMARTE-Maßnahmen (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) fest. Das heißt: Sie müssen genau definiert sein und einen Hauptverantwortlichen sowie eine festgelegte Deadline haben, damit sie später messbar sind.

5. Abschluss

Zu guter Letzt gibt es eine Feedback-Runde. Hier haben alle die Möglichkeit, zu sagen, wie es ihnen in dieser Retro ergangen ist. Mit welchem Gefühl gehen sie aus diesem Treffen oder gibt es etwas, was sie dem Moderator für eine spätere Retro mitgeben wollen?

Tipps für den Aufbau einer Retro:

Für jeden Schritt der Retrospektive gibt es verschiedene Varianten, mit denen ihr Arbeiten könnt, um an die einzelnen Zwischenziele zu kommen. Mixt eure Varianten von Retro zu Retro durch, um Abwechslung und Bewegung beizubehalten.

Falls ihr zum ersten Mal eine Retro macht oder ihr auf der Suche nach neuen Ideen seid? Kann ich euch den Retromat empfehlen. Anfang des Jahres habe ich meine erste Retro moderiert und mir hier Inspiration für die Vorbereitung gefunden. Neben dem Retromat haben wir in der Agentur auch das tolle Buch „Retrospektiven in der Praxis“. Dieses enthält viele grundlegende Informationen rund um das Thema Retrospektiven.

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